Prozessabbildung für Ihre Branche
Wählen Sie Ihre Branche, um zu sehen, wo ihre Prozesse haken und welche Okty zuerst abbildet.
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Energie & Versorgung
Aus einer Zählerablesung wird über Außendienst, Leitstelle und Abrechnungssysteme eine Rechnung. Jede Stelle hat ihre eigenen Schritte, und die Korrekturen dazwischen erfolgen von Hand.
Typische Probleme
Ausgangslage: Energie & Versorgung
Außendienst, Leitstelle und Backoffice führen jeweils ihre eigene Version derselben Arbeit. Ausnahmen, etwa eine geschätzte Ablesung oder eine Störung, regeln per Telefon die Menschen, die so etwas schon erlebt haben.
Der Druck, unter dem Sie arbeiten
Abrechnung und Finanzen
- Sie sehen offene Rechnungen und DSO, aber nicht, an welcher Stelle im Prozess es hängt.
- Korrekturen und Gutschriften laufen durch mehrere Teams und Tools.
Kundenservice
- Kunden rufen wegen Schätzungen und falscher Rechnungen an, und Sie antworten ohne das ganze Bild.
- Jede Änderung an einem Prozess oder Tool landet zuerst bei Ihrem Team.
Prozessverantwortliche und IT
- Sie müssen einen Prozess freigeben oder ein System ändern, das Sie nur teilweise überblicken.
- Kollegen arbeiten anders als in der Vorgabe, und Tools bedienen mehrere Prozesse.
Der Prozess
Wo der Prozess von der Ablesung bis zur Zahlung in der Praxis hakt
- 01
Zählerablesung
Ablesungen kommen von Smart Metern, aus Besuchen vor Ort und von Kunden und werden je Kanal anders geprüft.
- 02Nacharbeit
Validierung
Schätzungen und Ausnahmen werden von Hand korrigiert, und niemand sieht, wie viele es sind.
- 03Nacharbeit
Abrechnungslauf
Läufe enden mit Fehlern, die danach in separaten Tools behoben werden.
- 04
Rechnung
Rechnungen gehen zu spät oder falsch raus, wenn Tarif- und Vertragsdaten nicht übereinstimmen.
- 05
Zahlung und Mahnwesen
Zahlungen werden von Hand den Rechnungen zugeordnet, und Mahnungen folgen spät.
- 06Nacharbeit
Streitfälle und Korrekturen
Streitfälle wandern zwischen Kundenservice, Abrechnung und Außendienst, ohne klaren Verantwortlichen.
Womit wir beginnen
Diese Prozesse bilden wir zuerst ab: Energie & Versorgung
- 01
Von der Zählerablesung bis zur Zahlung
Zeigt, wo eine Ablesung zwischen Systemen und Teams den Besitzer wechselt und welche Abrechnungskorrekturen noch von Hand erfolgen.
- 02
Neuanschlüsse und Kundenanfragen
Findet die Freigabe oder Übergabe, auf die jede Anfrage wartet, und wo sie zwischen Planung, Außendienst und Abrechnung hängen bleibt.
- 03
Inspektion und Instandhaltung von Anlagen
Verfolgt, wie aus einem Prüfbefund ein Arbeitsauftrag wird und welche Entscheidungen auf der Erfahrung weniger Personen beruhen.
- 04
Störungs- und Vorfallbearbeitung
Zeigt, wer wann was erfährt und wo Leitstelle, Einsatzteams und Kundenservice aus dem Takt geraten.
Von dem, wie Arbeit wirklich läuft, zu umgesetzten Verbesserungen
Vier Schritte, geführt von unseren Beratern mit dem KI-Interviewer und anschließend von Ihrem Team auf der Plattform fortgeführt. Verifiziert heißt: gegen jede Quelle geprüft und vom Prozessverantwortlichen freigegeben.
Liest Ihre SOPs sowie Auftrags- und Abrechnungsdaten und fragt Einsatzteams und Planer, was die Dokumente auslassen.
- Eingabe
- Geschäftskontext, SOPs, Wikis und Systemdaten
- Ergebnis
- Eine Business Map und ein erster Entwurf der Prozesse
Die Vorteile
Was Sie gewinnen
Heute
- Außendienst, Leitstelle und Backoffice führen jeweils ihre eigene Version eines Prozesses
- Ausnahmen werden per Telefon und aus Erfahrung geregelt, nicht durch einen dokumentierten Schritt
- Die Dokumentation hinkt den Systemen hinterher, die sie beschreibt
Mit Okty
- Weniger manuelle Korrekturen zwischen Zählerablesung und Rechnung
- Schnellere, einheitlichere Bearbeitung von Anschlussanfragen und Störungen
- Erfahrungswissen langjähriger Mitarbeitender gesichert, bevor es geht
3 Wochen
vom Start bis zur Prozesskarte einer kompletten Abteilung, geprüft gegen Ihre Quellen, plus einer Roadmap der Verbesserungen
70%
günstiger als Berater im Projekt, am oberen Ende der Okty-Preisspanne
4×
so viele Fachanwender wie bei Beratern im Projekt, nach einer Schätzung für eine mittelgroße Abteilung
Zeit und Preis hängen vom Umfang Ihrer Prozesse ab, und beides wird vor dem Start vereinbart.
Sprechen Sie mit uns über Ihre Prozesse
Fertigung
Ein Auftrag wandert vom ERP in die Planung und weiter an die Linie, und bei jedem Schritt passt ihn jemand von Hand an. Derselbe Auftrag kann auf jeder Linie einen anderen Weg nehmen.
Typische Probleme
Ausgangslage: Fertigung
Das ERP enthält den offiziellen Auftragsprozess. In der Fertigung füllen Tabellen, Telefonate und Gewohnheit, was das ERP nicht abdeckt, und Abweichungen werden auf jeder Linie anders behandelt.
Der Druck, unter dem Sie arbeiten
Finanzen
- Sie sehen DSO und offene Rechnungen, aber nicht, an welcher Stelle im Prozess es hängt.
- Streitfälle und Gutschriften laufen durch mehrere Teams und Tools.
Auftragsabwicklung und Kundenservice
- Aufträge bleiben an Sperren und Ausnahmen hängen, und die Fragen der Kunden landen bei Ihnen.
- Jede Änderung an einem Prozess oder Tool landet zuerst bei Ihrem Team.
Prozessverantwortliche und IT
- Sie müssen einen Prozess freigeben oder ein System ändern, das Sie nur teilweise überblicken.
- Kollegen arbeiten anders als in der Vorgabe, und Tools bedienen mehrere Prozesse.
Der Prozess
Wo der Prozess vom Auftrag bis zur Zahlung in der Praxis hakt
- 01
Auftragseingang
Aufträge kommen per Mail, EDI oder Portal und werden unterschiedlich erfasst.
- 02Nacharbeit
Bonitätsprüfung
Aufträge bleiben an einer Sperre hängen, und niemand weiß, wer sie freigibt.
- 03
Lieferung
Die Versandbestätigung erreicht die Fakturierung spät oder von Hand.
- 04Nacharbeit
Fakturierung
Rechnungen gehen zu spät oder fehlerhaft raus, etwa ohne Bestellnummer.
- 05Nacharbeit
Streitfälle und Gutschriften
Streitfälle wandern zwischen mehreren Teams, ohne klaren Verantwortlichen.
- 06
Zahlung und Mahnwesen
Zahlungen werden von Hand den Rechnungen zugeordnet, und Mahnungen folgen spät.
Womit wir beginnen
Diese Prozesse bilden wir zuerst ab: Fertigung
- 01
Vom Auftrag bis zur Lieferung
Verfolgt den Weg, den ein Auftrag tatsächlich zwischen ERP, Planung und Fertigung nimmt, und wo dieser Weg von Linie zu Linie abweicht.
- 02
Qualitätskontrolle und Abweichungsbearbeitung
Zeigt, was nach einer festgestellten Abweichung passiert, wer entscheidet, was zu tun ist, und wo die Dokumentation lückenhaft ist.
- 03
Instandhaltungsplanung
Findet, wo geplante und dringende Arbeiten um dieselben Personen konkurrieren und was den Zeitplan tatsächlich bestimmt.
- 04
Änderungsmanagement in der Konstruktion
Verfolgt, wie eine Änderung Produktion, Dokumentation und Lieferanten erreicht und wo die Versionen auseinanderlaufen.
Von dem, wie Arbeit wirklich läuft, zu umgesetzten Verbesserungen
Vier Schritte, geführt von unseren Beratern mit dem KI-Interviewer und anschließend von Ihrem Team auf der Plattform fortgeführt. Verifiziert heißt: gegen jede Quelle geprüft und vom Prozessverantwortlichen freigegeben.
Liest ERP-Daten und Arbeitsanweisungen und fragt Linienverantwortliche, wo ihre Linien abweichen.
- Eingabe
- Geschäftskontext, SOPs, Wikis und Systemdaten
- Ergebnis
- Eine Business Map und ein erster Entwurf der Prozesse
Die Vorteile
Was Sie gewinnen
Heute
- Derselbe Auftrag läuft auf jeder Linie anders
- Abweichungen und Konstruktionsänderungen werden uneinheitlich erfasst
- Instandhaltung und Änderungsarbeiten konkurrieren um dieselben Personen
Mit Okty
- Eine vereinbarte Art, den Auftrag bis zur Lieferung über alle Linien hinweg abzuwickeln
- Vollständige, prüfbare Aufzeichnungen zu Abweichungen und Änderungen
- Weniger Nacharbeit und Wartezeit zwischen Planung und Fertigung
3 Wochen
vom Start bis zur Prozesskarte einer kompletten Abteilung, geprüft gegen Ihre Quellen, plus einer Roadmap der Verbesserungen
70%
günstiger als Berater im Projekt, am oberen Ende der Okty-Preisspanne
4×
so viele Fachanwender wie bei Beratern im Projekt, nach einer Schätzung für eine mittelgroße Abteilung
Zeit und Preis hängen vom Umfang Ihrer Prozesse ab, und beides wird vor dem Start vereinbart.
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Transport
Ein Disponent plant den Tag, und dann ändert er sich: eine Verspätung, eine Panne, ein Anruf des Kunden. Die Änderungen erreichen die Fahrer per Telefon und Nachricht, nicht über das Planungssystem.
Typische Probleme
Ausgangslage: Transport
Disposition, Fuhrparkwartung und Compliance arbeiten jeweils in einem eigenen System und mit eigenen Beteiligten: Kunden, Fahrern, Werkstätten und Behörden.
Der Druck, unter dem Sie arbeiten
Einsatzplanung
- Pläne ändern sich stündlich, und die Gründe stecken in den Köpfen.
- Kurzfristige Änderungen erreichen die Fahrer per Telefon und Nachricht.
Kundenservice und Account Manager
- Kunden fragen, wo eine Sendung ist, und die Antwort steckt in drei Systemen.
- Jede Änderung an einem Prozess oder Tool landet zuerst bei Ihrem Team.
Prozessverantwortliche und IT
- Sie müssen einen Prozess freigeben oder ein System ändern, das Sie nur teilweise überblicken.
- Kollegen arbeiten anders als in der Vorgabe, und Tools bedienen mehrere Prozesse.
Der Prozess
Wo der Prozess von der Sendung bis zur Rechnung in der Praxis hakt
- 01
Buchung
Buchungen kommen per Mail, Portal und Telefon und werden unterschiedlich erfasst.
- 02Nacharbeit
Routenplanung
Pläne beruhen auf den Gewohnheiten des Planers, und Änderungen werden per Telefon weitergegeben.
- 03
Disposition
Fahrer und Subunternehmer erhalten Anweisungen über mehrere Kanäle.
- 04
Zustellung
Der Liefernachweis erreicht das Backoffice spät oder auf Papier.
- 05Nacharbeit
Dokumente und Zoll
Dokumente werden an jeder Grenze und bei jeder Übergabe von Hand korrigiert.
- 06Nacharbeit
Fakturierung
Rechnungen warten auf fehlende Dokumente, und Zuschläge kommen nachträglich dazu.
Womit wir beginnen
Diese Prozesse bilden wir zuerst ab: Transport
- 01
Disposition und Routenplanung
Zeigt, welche Regeln und Gewohnheiten den Tagesplan prägen und wie kurzfristige Änderungen die Fahrer erreichen.
- 02
Wartung von Flotte und Fahrzeugen
Verfolgt, wie ein vom Fahrer gemeldeter Defekt die Werkstatt erreicht und wo sich Ausfallzeiten hätten planen lassen.
- 03
Sendungsdokumente und Zoll
Findet, welche Dokumente jede Grenze und jede Übergabe verlangt und wo sie noch von Hand korrigiert werden.
- 04
Verspätungs- und Störfallbearbeitung
Zeigt, wie Ausnahmen heute gelöst werden und welche dieser Lösungen zu einem festen Schritt werden könnten.
Von dem, wie Arbeit wirklich läuft, zu umgesetzten Verbesserungen
Vier Schritte, geführt von unseren Beratern mit dem KI-Interviewer und anschließend von Ihrem Team auf der Plattform fortgeführt. Verifiziert heißt: gegen jede Quelle geprüft und vom Prozessverantwortlichen freigegeben.
Liest Plandaten und Sendungsdokumente und fragt Disponenten und Fahrer, wie sie Ausnahmen behandeln.
- Eingabe
- Geschäftskontext, SOPs, Wikis und Systemdaten
- Ergebnis
- Eine Business Map und ein erster Entwurf der Prozesse
Die Vorteile
Was Sie gewinnen
Heute
- Kurzfristige Änderungen laufen per Telefon und Nachricht, nicht über den Prozess
- Dokumente werden bei jeder Übergabe von Hand korrigiert
- Ausnahmen werden von Fall zu Fall gelöst und selten wiederverwendet
Mit Okty
- Weniger kurzfristige Überraschungen, die per Telefon weitergegeben werden
- Sauberere Sendungsdokumente und weniger manuelle Korrekturen an Grenzen
- Kürzere Ausfallzeiten durch geplante, wiederholbare Wartungsschritte
3 Wochen
vom Start bis zur Prozesskarte einer kompletten Abteilung, geprüft gegen Ihre Quellen, plus einer Roadmap der Verbesserungen
70%
günstiger als Berater im Projekt, am oberen Ende der Okty-Preisspanne
4×
so viele Fachanwender wie bei Beratern im Projekt, nach einer Schätzung für eine mittelgroße Abteilung
Zeit und Preis hängen vom Umfang Ihrer Prozesse ab, und beides wird vor dem Start vereinbart.
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Gesundheitswesen
Ein Patient wechselt zwischen Aufnahme, Stationen, Überweisungen und Entlassung. Jeder Schritt wird für sich dokumentiert, sodass dieselben Angaben in jeder Abteilung erneut erfasst werden.
Typische Probleme
Ausgangslage: Gesundheitswesen
Die klinische Versorgung folgt schriftlichen Protokollen. Die Verwaltung drumherum, von Aufnahme und Überweisungen bis zu Terminplanung, Abrechnung und Beschaffung, läuft über Abteilungen und Systeme hinweg und ist deutlich schlechter dokumentiert.
Der Druck, unter dem Sie arbeiten
Verwaltung und Abrechnung
- Abrechnungen kommen wegen fehlender Daten zurück, und Sie korrigieren sie von Hand.
- Ablehnungen und Streitfälle haben zwischen den Abteilungen keinen klaren Verantwortlichen.
Versorgungskoordination
- Sie planen Termine über mehrere Systeme und Kalender.
- Dieselben Patientendaten werden in jeder Abteilung erneut erfasst.
Prozessverantwortliche und IT
- Sie müssen einen Prozess freigeben oder ein System ändern, das Sie nur teilweise überblicken.
- Kollegen arbeiten anders als in der Vorgabe, und Tools bedienen mehrere Prozesse.
Der Prozess
Wo der Prozess von der Überweisung bis zur Erstattung in der Praxis hakt
- 01Nacharbeit
Überweisung
Überweisungen kommen per Brief, Portal und Telefon und werden von Hand geprüft.
- 02
Terminplanung
Termine werden über mehrere Systeme und Kalender geplant.
- 03Nacharbeit
Aufnahme
Dieselben Patientendaten werden in jeder Abteilung erneut erfasst.
- 04
Behandlungsdokumentation
Verwaltungsnotizen und Codes werden nach dem Besuch ergänzt.
- 05Nacharbeit
Abrechnung
Abrechnungen werden wegen fehlender Daten zurückgeschickt und von Hand korrigiert.
- 06
Erstattung und Nachverfolgung
Ablehnungen und Streitfälle haben zwischen den Abteilungen keinen klaren Verantwortlichen.
Womit wir beginnen
Diese Prozesse bilden wir zuerst ab: Gesundheitswesen
- 01
Aufnahme und Entlassung von Patienten
Findet die Schritte, die sich über Abteilungen hinweg wiederholen, und wo dieselben Angaben mehrfach erfasst werden.
- 02
Überweisungen und Terminplanung
Verfolgt, wie aus einer Überweisung ein Termin wird und wo sie auf eine manuelle Prüfung wartet.
- 03
Abrechnung und Erstattung
Zeigt, wo fehlende Daten einen Antrag zurückschicken und wer ihn korrigieren muss.
- 04
Medizinischer Bedarf und Lagerhaltung
Verfolgt, wie Material angefordert, geprüft und zwischen den Stationen und dem Zentrallager nachgeliefert wird.
Von dem, wie Arbeit wirklich läuft, zu umgesetzten Verbesserungen
Vier Schritte, geführt von unseren Beratern mit dem KI-Interviewer und anschließend von Ihrem Team auf der Plattform fortgeführt. Verifiziert heißt: gegen jede Quelle geprüft und vom Prozessverantwortlichen freigegeben.
Liest Protokolle und Abteilungsabläufe und fragt Aufnahme- und Abrechnungsmitarbeitende, wo sich Eingaben wiederholen.
- Eingabe
- Geschäftskontext, SOPs, Wikis und Systemdaten
- Ergebnis
- Eine Business Map und ein erster Entwurf der Prozesse
Die Vorteile
Was Sie gewinnen
Heute
- Dieselben Angaben werden an mehr als einer Stelle erfasst
- Überweisungen und Abrechnungen warten auf manuelle Prüfungen
- Materialanforderungen folgen lokalen Gewohnheiten, Station für Station
Mit Okty
- Weniger Doppelerfassung für klinisches und administratives Personal
- Weniger Abrechnungen, die wegen fehlender Daten zurückkommen
- Stabilere Versorgung der Stationen und des Zentrallagers
3 Wochen
vom Start bis zur Prozesskarte einer kompletten Abteilung, geprüft gegen Ihre Quellen, plus einer Roadmap der Verbesserungen
70%
günstiger als Berater im Projekt, am oberen Ende der Okty-Preisspanne
4×
so viele Fachanwender wie bei Beratern im Projekt, nach einer Schätzung für eine mittelgroße Abteilung
Zeit und Preis hängen vom Umfang Ihrer Prozesse ab, und beides wird vor dem Start vereinbart.
Sprechen Sie mit uns über Ihre Prozesse
Versicherungen
Ein Schaden läuft von der Aufnahme über die Beurteilung bis zur Zahlung. Die schriftliche Vorgabe deckt den Standardfall ab, und die Ausnahmen entscheiden die Sachbearbeiter aus Erfahrung.
Typische Probleme
Ausgangslage: Versicherungen
Schäden kommen per Post, E-Mail und Portal, und jeder Sachbearbeiter entscheidet selbst, welche Unterlagen er anfordert. Die Zeichnungsregeln stehen teils in einem Handbuch und teils bei den erfahrenen Underwritern.
Der Druck, unter dem Sie arbeiten
Schadenmanagement
- Sachbearbeiter wenden dieselbe Regel unterschiedlich an.
- Beschwerden kommen zurück, weil Fälle uneinheitlich eingestuft werden.
Zeichnung und Service
- Änderungsanträge werden zwischen Kanälen und Systemen neu erfasst.
- Die wichtigsten Regeln sind nicht aufgeschrieben.
Prozessverantwortliche und IT
- Sie müssen einen Prozess freigeben oder ein System ändern, das Sie nur teilweise überblicken.
- Kollegen arbeiten anders als in der Vorgabe, und Tools bedienen mehrere Prozesse.
Der Prozess
Wo der Prozess von der Schadenmeldung bis zur Regulierung in der Praxis hakt
- 01
Schadenaufnahme
Schäden kommen per Post, Telefon und Portal und werden unterschiedlich erfasst.
- 02Nacharbeit
Vorsortierung
Die Weiterleitung hängt davon ab, wer den Schaden zuerst sieht.
- 03
Beurteilung
Sachbearbeiter fordern Unterlagen an, die der Kunde schon geschickt hat.
- 04Nacharbeit
Entscheidung
Dieselbe Regel wird unterschiedlich angewendet, und Ausnahmen werden informell freigegeben.
- 05
Auszahlung
Zahlungen warten auf manuelle Prüfungen zwischen Schaden und Finanzen.
- 06Nacharbeit
Beschwerden und Streitfälle
Beschwerden werden uneinheitlich eingestuft, und Fälle laufen im Kreis.
Womit wir beginnen
Diese Prozesse bilden wir zuerst ab: Versicherungen
- 01
Schadenaufnahme und -bearbeitung
Zeigt, wie ein Schaden weitergeleitet wird, welche Unterlagen verlangt werden und wo Sachbearbeiter sich auf ihr eigenes Urteil verlassen.
- 02
Underwriting und Policierung
Findet, welche Zeichnungsregeln aufgeschrieben sind und welche nur in den Köpfen leben, und wer die Ausnahmen freigibt.
- 03
Vertragsänderungen und Verlängerungen
Verfolgt, wie ein Änderungsantrag zwischen Kanälen und Systemen wandert und wo er erneut eingegeben wird.
- 04
Beschwerde- und Streitfallbearbeitung
Zeigt, wie eine Beschwerde eingestuft und eskaliert wird und welche Fälle im Kreis laufen.
Von dem, wie Arbeit wirklich läuft, zu umgesetzten Verbesserungen
Vier Schritte, geführt von unseren Beratern mit dem KI-Interviewer und anschließend von Ihrem Team auf der Plattform fortgeführt. Verifiziert heißt: gegen jede Quelle geprüft und vom Prozessverantwortlichen freigegeben.
Liest Richtlinien und Daten des Policensystems und bittet Sachbearbeiter, die Regeln aufzuschreiben, die in ihren Köpfen leben.
- Eingabe
- Geschäftskontext, SOPs, Wikis und Systemdaten
- Ergebnis
- Eine Business Map und ein erster Entwurf der Prozesse
Die Vorteile
Was Sie gewinnen
Heute
- Sachbearbeiter wenden dieselbe Regel unterschiedlich an
- Änderungsanträge werden zwischen Kanälen und Systemen neu erfasst
- Beschwerden laufen im Kreis, weil die Einstufung uneinheitlich ist
Mit Okty
- Einheitlichere Entscheidungen bei Schäden und Ausnahmen
- Weniger Neuerfassung zwischen Kanälen und Policensystemen
- Weniger Beschwerden, die zur Nacharbeit zurückkommen
3 Wochen
vom Start bis zur Prozesskarte einer kompletten Abteilung, geprüft gegen Ihre Quellen, plus einer Roadmap der Verbesserungen
70%
günstiger als Berater im Projekt, am oberen Ende der Okty-Preisspanne
4×
so viele Fachanwender wie bei Beratern im Projekt, nach einer Schätzung für eine mittelgroße Abteilung
Zeit und Preis hängen vom Umfang Ihrer Prozesse ab, und beides wird vor dem Start vereinbart.
Sprechen Sie mit uns über Ihre Prozesse
Andere Branchen
Jede Organisation, in der Arbeit durch mehrere Teams, Freigaben und Systeme läuft, kennt dieselbe Lücke zwischen dem geschriebenen Prozess und dem, der tatsächlich läuft: Banken, öffentliche Stellen, Handel, Telekommunikation, Beratung.
Typische Probleme
Ausgangslage: Andere Branchen
In jeder Branche endet Arbeit, die durch mehrere Teams, Freigaben und Systeme läuft, in zwei Versionen: dem geschriebenen Prozess und dem, dem die Menschen folgen, um etwas erledigt zu bekommen. In der Lücke dazwischen gehen Zeit und Geld verloren.
Der Druck, unter dem Sie arbeiten
Betrieb und Teamleitungen
- Sie führen die Arbeit täglich, und die Gründe für eine Umgehung stecken in den Köpfen.
- Eine Änderung in einem Team landet ohne Vorwarnung bei Ihrem.
Finanzen und Risiko
- Sie sehen Kosten und Ausnahmen, aber nicht, woher im Prozess sie kommen.
- Kontrollen gibt es auf dem Papier, und Sie können nicht sagen, ob sie eingehalten werden.
Prozessverantwortliche und IT
- Sie müssen einen Prozess freigeben oder ein System ändern, das Sie nur teilweise überblicken.
- Kollegen arbeiten anders als in der Vorgabe, und Tools bedienen mehrere Prozesse.
Der Prozess
Wo der Prozess von der Anfrage bis zur Erledigung in der Praxis hakt
- 01
Anfrage oder Eingang
Anfragen kommen per Mail, Formular oder Telefon und werden an verschiedenen Stellen erfasst.
- 02Nacharbeit
Vorsortierung und Zuweisung
Wer eine Anfrage übernimmt, hängt davon ab, wer verfügbar ist und den Fall kennt, nicht von einer Regel.
- 03
Informationsbeschaffung
Dieselben Dokumente und Daten werden von jedem Team erneut angefordert.
- 04Nacharbeit
Freigabe
Freigaben warten auf eine einzelne Person oder werden aus Gewohnheit verlangt, obwohl die Regeln sie nicht fordern.
- 05Nacharbeit
Ausführung
Die Arbeit läuft in mehreren Systemen, mit von Hand kopierten Daten dazwischen.
- 06
Abschluss und Nachverfolgung
Fälle werden ohne Rückmeldung geschlossen, sodass wiederkehrende Probleme nicht erkannt werden.
Womit wir beginnen
Diese Prozesse bilden wir zuerst ab: Andere Branchen
- 01
Anfragen und Freigaben
Findet, auf wen jede Anfrage wartet, welche Freigaben nur Gewohnheit sind und wo sie zwischen Teams hängen bleibt.
- 02
Onboarding von Kunden oder Mitarbeitenden
Findet die Schritte, die sich über Teams und Systeme hinweg wiederholen, und wo dieselben Angaben erneut erfasst werden.
- 03
Vorfälle, Beschwerden und Ausnahmen
Zeigt, wie ein Fall eingestuft und eskaliert wird und welche im Kreis laufen.
- 04
Übergaben zwischen Teams und Partnern
Zeigt, was weitergegeben wird, in welcher Form und was unterwegs verloren geht.
Von dem, wie Arbeit wirklich läuft, zu umgesetzten Verbesserungen
Vier Schritte, geführt von unseren Beratern mit dem KI-Interviewer und anschließend von Ihrem Team auf der Plattform fortgeführt. Verifiziert heißt: gegen jede Quelle geprüft und vom Prozessverantwortlichen freigegeben.
Liest Ihre Verfahren, Richtlinien und Systemdaten und fragt die Menschen, die die Arbeit machen, was die Dokumente auslassen.
- Eingabe
- Geschäftskontext, SOPs, Wikis und Systemdaten
- Ergebnis
- Eine Business Map und ein erster Entwurf der Prozesse
Die Vorteile
Was Sie gewinnen
Heute
- Die schriftliche Vorgabe deckt den Standardfall ab, und Ausnahmen entscheidet, wer es am besten weiß
- Dieselben Angaben werden in jedem Team und System erneut erfasst
- Niemand kann sagen, wie lange eine Anfrage wirklich dauert oder warum sie hängt
Mit Okty
- Eine vereinbarte Arbeitsweise über Teams hinweg statt einer pro Team
- Weniger wiederholte Eingaben und Freigaben, die es nur aus Gewohnheit gibt
- Erfahrungswissen langjähriger Mitarbeitender gesichert, bevor es geht
3 Wochen
vom Start bis zur Prozesskarte einer kompletten Abteilung, geprüft gegen Ihre Quellen, plus einer Roadmap der Verbesserungen
70%
günstiger als Berater im Projekt, am oberen Ende der Okty-Preisspanne
4×
so viele Fachanwender wie bei Beratern im Projekt, nach einer Schätzung für eine mittelgroße Abteilung
Zeit und Preis hängen vom Umfang Ihrer Prozesse ab, und beides wird vor dem Start vereinbart.
Sprechen Sie mit uns über Ihre Prozesse
Partner
Okty arbeitet mit Beratungs-, Transformations- und Softwarepartnern zusammen. Sie teilen ein verifiziertes Bild davon, wie die Arbeit wirklich läuft, sodass Beratung, Programm und Umsetzung auf denselben Fakten beruhen.
Typische Probleme
Ausgangslage: Partner
In einer Transformation beraten Beratungshäuser, ein Transformationsteam steuert das Programm und Softwarepartner setzen um. Arbeitet jeder mit seinem eigenen Prozessbild, geht viel Aufwand in dessen Abgleich. Mit Okty beginnen alle beim selben.
Der Druck, unter dem Sie arbeiten
Beratungspartner
- Sie beraten auf einem Bild, das Sie selbst in Workshops erarbeiten mussten.
- Ihre Erkenntnisse sind nur so aktuell wie der letzte Bericht.
Transformationspartner
- Sie planen das Programm aus Dokumenten, die sich widersprechen.
- Jede Partei meldet ihren eigenen Stand der Arbeit.
Softwarepartner
- Sie erhalten Anforderungen, denen die Ausnahmen fehlen.
- Den echten Prozess lernen Sie erst während des Baus kennen.
Der Prozess
Wo der Prozess von der Erhebung bis zur Auslieferung in der Praxis hakt
- 01Nacharbeit
Erhebung
Jede Partei befragt dieselben Menschen, und die Antworten liegen in getrennten Notizen.
- 02
Prozessbild
Die Prozesskarte entsteht in Workshops und veraltet, sobald sie fertig ist.
- 03
Priorisierung
Verbesserungen werden nach Meinung geordnet, und jede Partei ordnet anders.
- 04Nacharbeit
Anforderungen
Befunde werden von Hand zu Anforderungen, und die Ausnahmen gehen verloren.
- 05
Umsetzung
Der echte Prozess zeigt sich erst beim Bauen, und der Umfang ändert sich.
- 06Nacharbeit
Übergabe
Niemand verantwortet die Prozesskarte, sobald das Projektteam geht.
Womit wir beginnen
Diese Prozesse bilden wir zuerst ab: Partner
- 01
Gemeinsame Erhebung
Zeigt, was jede Partei schon gefragt hat und wo dieselben Menschen erneut befragt werden.
- 02
Übergabe der Anforderungen
Verfolgt, wie aus einem Befund eine Anforderung an den Softwarepartner wird und was unterwegs verloren geht.
- 03
Programmverfolgung
Findet, wo Pläne, Entscheidungen und der tatsächliche Stand der Arbeit zwischen den Parteien auseinanderlaufen.
- 04
Prozessverantwortung nach dem Go-live
Zeigt, wer die Prozesskarte aktuell hält, wenn das Projektteam gegangen ist.
Von dem, wie Arbeit wirklich läuft, zu umgesetzten Verbesserungen
Vier Schritte, geführt von unseren Beratern mit dem KI-Interviewer und anschließend von Ihrem Team auf der Plattform fortgeführt. Verifiziert heißt: gegen jede Quelle geprüft und vom Prozessverantwortlichen freigegeben.
Liest die Dokumente und Systemdaten jeder Partei einmal und fragt die Menschen, die die Arbeit machen, was fehlt.
- Eingabe
- Geschäftskontext, SOPs, Wikis und Systemdaten
- Ergebnis
- Eine Business Map und ein erster Entwurf der Prozesse
Die Vorteile
Was Sie gewinnen
Heute
- Dieselben Menschen werden von jeder Partei nacheinander befragt
- Befunde wandern zwischen den Parteien als Folien und Dokumente und verlieren Details
- Niemand verantwortet das Prozessbild, sobald das Projekt endet
Mit Okty
- Ein Prozessbild, das alle Parteien teilen
- Weniger wiederholte Interviews und Workshops
- Eine Karte, die aktuell bleibt, nachdem das Projektteam gegangen ist
3 Wochen
vom Start bis zur Prozesskarte einer kompletten Abteilung, geprüft gegen Ihre Quellen, plus einer Roadmap der Verbesserungen
70%
günstiger als Berater im Projekt, am oberen Ende der Okty-Preisspanne
4×
so viele Fachanwender wie bei Beratern im Projekt, nach einer Schätzung für eine mittelgroße Abteilung
Zeit und Preis hängen vom Umfang Ihrer Prozesse ab, und beides wird vor dem Start vereinbart.
Sprechen Sie mit uns über Ihre ProzesseErleben Sie Okty an einem Ihrer Prozesse.
Bringen Sie eine SOP mit oder führen Sie ein Live-KI-Interview durch, und wir erstellen die Prozesskarte an Ihrem eigenen Beispiel und zeigen, auf welche Verbesserungen sie hinweist.
Ablauf der Sitzung